بودجه‌بندی و پیگیری هزینه‌ها برای کسب و کارهای کوچک یکی از مهم‌ترین عوامل موفقیت بلندمدت آن‌ها است. این مقاله به شما کمک می‌کند تا با اصول کلیدی بودجه‌بندی و مدیریت هزینه‌ها آشنا شوید و از ابزارها و نرم‌افزارهای موجود به بهترین شکل استفاده کنید.
در ادامه به سه سوال زیر پاسخ می‌دهیم:

• چرا باید برای کسب‌وکار کوچک خود بودجه تعیین کنم و هزینه‌ها را پیگیری کنم؟
• چه انواع هزینه‌هایی را باید پیگیری کنم؟
• از چه نرم‌افزارها و ابزارهایی می‌توانم برای پیگیری هزینه‌ها استفاده کنم؟

چرا بودجه‌بندی و پیگیری هزینه‌ها برای کسب و کار شما ضروری است؟

تصور کنید سارا صاحب یک فودتراک (کامیون غذا) است که در آن ساندویچ می‌فروشد. او هر روز صبح فودتراک خود را در یک منطقه شلوغ و پر رفت‌وآمد پارک می‌کند. به لطف ساندویچ‌های خوشمزه و موقعیت مکانی عالی، کسب و کارش رونق زیادی دارد و گاهی اوقات حتی پرفروش‌ترین ساندویچ‌هایش تمام می‌شود. برای اطمینان از سوددهی، سارا هر ماه حساب بانکی‌اش را چک می‌کند.

اما آیا این بهترین راه برای ارزیابی موفقیت کسب و کارش است؟
صاحب یک کسب و کار کوچک بودن می‌تواند بسیار لذت‌بخش و در عین حال پرمخاطره باشد. بسیاری از کسب و کارها تنها به این دلیل شکست می‌خورند که بودجه‌شان تمام می‌شود. بله، چک کردن حساب بانکی ماهانه می‌تواند اطلاعاتی درباره میزان فروش به شما بدهد، اما برای هدایت کسب و کار در یک سال یا حتی ده سال آینده کافی نیست.
پس چه راه حلی وجود دارد؟ امید و دعا؟

پاسخ، تنظیم بودجه و پیگیری دقیق هزینه‌ها است. این کار به شما کمک می‌کند تا از وضعیت مالی کسب و کار خود کاملاً باخبر شوید و بدانید که برای موفقیت در آینده به چه میزان سرمایه نیاز دارید.

مزایای بودجه‌بندی و پیگیری هزینه‌ها:

حفظ پایداری کسب و کار: با بررسی هزینه‌های عملیاتی و فروش فعلی، مطمئن می‌شوید که پول کافی برای ادامه فعالیت دارید.
آمادگی برای مشکلات: می‌توانید برای چالش‌های احتمالی مانند کاهش فروش فصلی یا افزایش اجاره بها آماده شوید.
برنامه‌ریزی برای رشد: می‌توانید برای توسعه کسب و کار خود برنامه‌ریزی کنید و از هزینه‌های آن آگاه باشید.

سازماندهی هزینه‌های کسب و کار به شما کمک می‌کند تا برای پرداخت مالیات آماده شوید و از هرگونه کسر مالیاتی یا تخفیفاتی که ممکن است به شما تعلق بگیرد، بهره‌مند شوید.

انواع هزینه‌هایی که باید پیگیری کنید

اولین گام در تنظیم بودجه، تهیه فهرستی از تمام هزینه‌های کسب و کار شماست. این هزینه‌ها می‌توانند شامل موارد زیر باشند:

• بازاریابی
• حقوق و دستمزد
• فناوری و تجهیزات
• هزینه‌های وسایل نقلیه
• اجاره
• قبوض
• لوازم و مواد اولیه

اگر کسب و کار شما فعال است، از هزینه‌های خود آگاهی دارید. اما اگر تازه شروع کرده‌اید، می‌توانید از وب‌سایت‌های تخصصی کسب و کارهای کوچک برای راهنمایی استفاده کنید. بهتر است هزینه‌های خود را بر اساس قوانین مالیاتی کشورتان دسته‌بندی کنید تا در زمان تهیه اظهارنامه مالیاتی کارتان ساده‌تر شود.
سپس، هزینه‌ها را به چهار دسته تقسیم کنید: یکباره، تکراری، ثابت و متغیر.
هزینه‌های یکباره: هزینه‌هایی که فقط یک بار اتفاق می‌افتند، مانند خرید فودتراک توسط سارا.
هزینه‌های تکراری: این هزینه‌ها به صورت دوره‌ای تکرار می‌شوند، مثل سرویس و نگهداری فودتراک سارا که هر سه ماه یک بار انجام می‌شود.
هزینه‌های ثابت: این هزینه‌ها قابل تغییر نیستند یا تغییر آن‌ها بسیار دشوار است؛ مانند اجاره، حقوق مدیران و مزایا. کنترل این هزینه‌ها بسیار مهم است، زیرا در صورت کاهش فروش، نمی‌توانید به سرعت آن‌ها را کم کنید.
هزینه‌های متغیر: این هزینه‌ها بر اساس میزان فروش شما تغییر می‌کنند. کمیسیون فروش یک مثال خوب از این نوع هزینه است که با افزایش یا کاهش فروش، بالا و پایین می‌رود.
ثبت این هزینه‌ها به شما کمک می‌کند تا برای زمان و میزان پرداخت آن‌ها برنامه‌ریزی کنید و ببینید چه زمانی ممکن است پول اضافی برای نیازهای مهم دیگر، مانند استخدام نیروی فصلی، داشته باشید.

به هزینه‌هایی که به نوعی سرمایه‌گذاری هستند و سود شما را افزایش می‌دهند، توجه ویژه‌ای داشته باشید.

به عنوان مثال، خرید تبلیغات آنلاین ممکن است در ابتدا بودجه شما را افزایش دهد، اما در نهایت می‌تواند منجر به فروش و سود بیشتر شود.

نرم‌افزارها و ابزارهای پیگیری هزینه‌ها

پیگیری هزینه‌ها ممکن است در ابتدا سخت به نظر برسد، اما نرم‌افزارهای حسابداری به کمک شما می‌آیند.

این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهند تا حساب‌های بانکی و کارت‌های اعتباری کسب و کار خود را به صورت دیجیتالی همگام‌سازی کنید و تمام هزینه‌هایتان را در یک جا ببینید. آن‌ها به طور خودکار هزینه‌ها و سود شما را بر اساس دسته‌بندی‌های مشخصی مانند “حقوق و دستمزد” و “بازاریابی” مرتب می‌کنند. با استفاده از این ابزارها می‌توانید:

• روند تغییرات هزینه‌ها و سود خود را در طول زمان مشاهده کنید.
• تشخیص دهید برای افزایش سود و حفظ پایداری، چه هزینه‌هایی را باید تغییر دهید یا کاهش دهید.
• هدف فروش مورد نیاز برای رسیدن به اهداف کسب و کارتان را مشخص کنید.

برخی از نرم‌افزارهای حسابداری در برنامه‌ریزی بودجه نیز به شما کمک می‌کنند، اما همه آن‌ها این قابلیت را ندارند. شما می‌توانید از نرم‌افزارهای تخصصی بودجه‌بندی استفاده کنید یا به صفحات گسترده (Spreadsheets) تکیه کنید. برای مشاهده یک نمونه صفحه گسترده خوب، می‌توانید به وب‌سایت مراجعه کنید.

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری بسیار مفید است، اما یک حسابدار حرفه‌ای نیز می‌تواند در فصل مالیات به شما کمک کند. با همکاری یک حسابدار، تمام اطلاعات لازم را از طریق نرم‌افزار خود در اختیار او قرار دهید تا فرآیند ثبت اظهارنامه مالیاتی به راحتی انجام شود.

همین حالا شروع کنید!

با تهیه یک فهرست اولیه از هزینه‌های خود، اولین قدم را برای پیگیری آن‌ها بردارید. این کار اولین گام به سوی موفقیت مالی پایدار کسب و کار شماست.

اگر می‌خواهید کسب‌وکارتان در این فضای رقابتی موفق باشد، منتورینگ دیجیتال مهندس پیام لاهه می‌تواند به شما کمک کند تا بهترین استراتژی‌ را به کار بگیرید و حضور قدرتمندی برای برند خود ایجاد کنید

حتما بخوانید: